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COMUNIQUE O QUANTO ANTES
A organização de um evento requer tempo, mesmo quando já se tem muita experiência no assunto. Acontece com frequência: quem organiza está tão focado na logística do evento que se esquece de comunicar atempadamente a sua realização, iniciando a divulgação demasiado perto do grande dia.
Deve iniciar-se a comunicação do evento um a três meses antes da data, consoante a sua dimensão e duração, e no máximo de canais possível – website da empresa, blogue, redes sociais e meios de comunicação social, dependendo também dos canais onde a marca costuma estar presente.
A) CRIE UMA PÁGINA OU EVENTO NO FACEBOOK
Uma página específica no Facebook para o evento ajuda a agrupar toda a informação, desde as datas de realização, o programa e o horário, preços, presença de convidados especiais, etc.
B) CRIE UMA HASHTAG ÚNICA
A organização de um evento de sucesso apostará certamente numa hashtag própria, não só para que o público consiga aceder mais facilmente ao conteúdo que é partilhado sobre o tema, mas também para criar aos poucos um espírito de comunidade e pertença à volta da iniciativa. Depois de escolher a hashtag mais indicada para o seu evento, comece a utilizá-la com antecedência, sempre que publica alguma informação sobre o mesmo.
C) VÁ PARTILHANDO A INFORMAÇÃO MAIS RELEVANTE
Não espere que o programa do evento esteja 100% fechado para começar a comunicá-lo! Antecipe-se e vá partilhando as novidades com o seu público, de forma regular. Sejam nomes de convidados, patrocinadores ou parcerias! Isto à semelhança do que fazem atualmente os grandes festivais de música, que começam a sua divulgação praticamente um ano antes do evento, quando têm apenas uma ou duas confirmações do cartaz. Desta forma, não só envolve o público na própria dinâmica do evento, como consegue criar momentos de comunicação com valor acrescentado (também para os media).
O EVENTO ESTÁ À PORTA? INTENSIFIQUE A COMUNICAÇÃO!
À medida que a data do evento se aproxima, deve intensificar a sua divulgação. Para isso, recorra a vídeos, imagens chamativas e de qualidade, bem como a uma estratégia sólida de comunicação e promoção da iniciativa.
A) DESTAQUE EVENTOS ANTERIORES
Se o evento vai além da primeira edição, então reaproveite o material de eventos anteriores para criar um vídeo promocional (teaser). Esta é uma excelente opção para transmitir a energia, os valores e as emoções certas ao seu público, tornando o evento ainda mais atrativo.
B) PARTILHE NO YOUTUBE, VIMEO E FACEBOOK
Duas destas plataformas são especialmente dedicadas ao vídeo, sendo que o YouTube é uma ferramenta poderosíssima. Já o Facebook, mesmo não sendo uma rede social especialista neste formato, privilegia cada vez mais os conteúdos em vídeo. Prova disso é que o upload e partilha de um vídeo diretamente no Facebook tem 10 vezes mais alcance do que a partilha de um link do YouTube, conforme divulgou um estudo da Socialbakers.
NÃO DESCUIDE O DIA DO EVENTO
A maioria das pessoas acha que a comunicação de um evento deve focar-se apenas no momento anterior à sua realização e serve exclusivamente para atrair público. Mas isso não é verdade! O dia do evento é extremamente importante e a sua divulgação deve acontecer em todas as frentes:
- Tenha uma equipa responsável para a função, que crie e monitorize publicações, que gere informações e responda a comentários/mensagens privadas;
- Incentive o público presente a utilizar a hashtag do evento e a identificar a página oficial da organização nas suas partilhas nas redes sociais, amplificando assim a divulgação do evento – essencial para as próximas edições – e agrupando conteúdo útil para analisar no fim (com o objetivo de medir o impacto da iniciativa);
- Tire muitas fotografias: as imagens vão ser precisas para anexar aos comunicados de imprensa enviados à posteriori, bem como para fazer publicidade em edições futuras;
- Faça captação em vídeo, não só do evento em si (ambiente), mas também de entrevistas a oradores e participantes.
O PÓS-EVENTO TAMBÉM REQUER TRABALHO
Não é por um evento terminar que deve cair no esquecimento – mais ainda se tiver sido um grande sucesso! A comunicação pós-evento contribui para alavancar a empresa, inclusive na promoção de futuras iniciativas. E as redes sociais são canais essenciais para partilhar informação à posteriori!
A Madde aconselha a que continue com a comunicação do evento por mais algum tempo! Por exemplo, partilhe as apresentações dos oradores, esteja disponível para responder a comentários e publique fotografias dos momentos mais importantes.
O planeamento da comunicação de um evento é tão importante como a sua organização física, determinando não só o sucesso do mesmo como o impacto gerado pela empresa no setor onde atua. Quanto mais eficaz for a comunicação, maior a probabilidade de chamar a atenção de novos clientes, novos parceiros e até investidores.
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