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Não é novidade que qualquer empresa ou marca sabe o impacto positivo que os eventos corporativos têm sobre os seus negócios, independentemente da sua natureza, sejam eles direcionados para os seus colaboradores, parceiros, clientes ou potenciais clientes.
Os eventos são uma alavanca para a expansão das empresas e marcas, nomeadamente para o seu posicionamento no mercado.
A pandemia implicou uma série de mudanças ao nível da comunicação quer interna, quer externa, e as empresas foram obrigadas a funcionar remotamente e, o face-to-face deu lugar a um ecrã de computador, em que o resultado foi um maior afastamento daquelas face ao seu público.
Felizmente, estamos de volta a uma certa normalidade, no que a Covid diz respeito, apesar de outros desafios e incertezas que assolam o mundo. Mas, parar é morrer, e está na altura de voltar a apostar na estratégia dos eventos, como ferramenta para fortalecer internamente a sua equipa, mas também de aumentar a credibilidade da sua empresa, externamente.
E não se esqueça: o feedback dos seus colaboradores, clientes e parceiros, em relação aos encontros que promove, pode valer ouro na altura de tomar determinadas decisões!
Organizar e promover um evento pode tornar-se uma grande dor de cabeça para quem tem essa tarefa em mãos. Temos uma boa notícia para si: a Madde é o antídoto para o problema! A nossa larga experiência, permite-nos estar em posição de garantir que, seja qual for o tipo e o target do evento, nada falha. Sim, porque há muitos passos a dar antes do dia D.
Como garantir que nada fica esquecido…
Planeamento
São várias as tarefas envolvidas pelo que a sua prévia definição, e distribuição é o primeiro passo. Evita-se, assim, muitos obstáculos e é mais fácil lidar com os imprevistos que acabam sempre por surgir. E, a palavra de ordem é planear com antecedência.
Defina os objetivos do evento
A natureza dos eventos é variada, consoante o objetivo. Eventos voltados para o interior da empresa, que são direcionados para os colaboradores e que visam a integração, debate de estratégias, planeamento ou simplesmente para comemorar datas marcantes na vida da empresa ou outras datas, como Natal. Mas, se o objetivo é promover a sua marca externamente, apresentar um novo produto ou serviço, apresentar resultados, o seu público é maior, e opta por realizar uma conferência, congresso, seminário, que envolve outra logística.
Budget
O mau da fita! É importante saber quanto tem disponível, e não se afastar do valor.
Comparar espaços físicos, com respetivas condições, número de pessoas, catering, fotógrafo, som, press-kits, tudo tem que ser devidamente listado, para não haver surpresas.
Cronograma
De onde constam todas as tarefas, prazos, o responsável por cada uma das tarefas a executar, contactos dos vários fornecedores.
Materiais promocionais
A publicidade aplica-se a todos os eventos, principalmente externos. Comunicação na imprensa, nas redes sociais onde a sua empresa está presente, na newsletter, convites para clientes, imprensa, parceiros. Nada pode ser deixado ao acaso para atingir os seus objetivos.
Ensaio de véspera
A imagem que se passa é tudo. Há situações dispensáveis, como a falta do som nos microfones, ou os slides da apresentação que bloquearam, ou o não respeito pelo alinhamento… não há desculpas para que aconteçam falhas deste género. Teste o equipamento, o alinhamento e tudo correrá sobre rodas.
Last, but not least…
Rodeie-se dos melhores e mais experientes na produção de eventos.
A Madde é o parceiro que procura para o seu próximo evento.